Ressortbeschreibung

Resort Aufgaben

Vereinsführung

 

M. Blaser

  • Führt den Verein
  • Leitet die Vorstandssitzungen sowie die Hauptversammlung
  • Vertritt den Verein gegen Aussen (Behörden/Stadtgärtnerei usw.) in grundsätzlichen Geschäften
  • Nimmt an DV/ZV und Regionalversammlungen des Berner-Verbandes teil
  • Vermittelt zwischen Pächtern bei Problemen (allenfalls unter Beizug weiterer Ressortverantwortlicher)
  • Erstellt und versendet die Begrüssungsschreiben (inkl. Einladung zu Begrüssungsapéro und Pachtvertrag) an die Neupächter
  • Leitet den Begrüssungsapéro für Neupächter
  • Bietet im Frühjahr die Pächter für den Kurs „naturnahes Gärtnern“ schriftlich auf
  • Führt Kontrolle über besuchte Kurse „naturnahes Gärtnern“ für Neupächter und erstellt nach Abschluss (Herbst) die Meldung an die Stadtgärtnerei. Erstellt und versendet die Diplome.
  • Verwaltet die Reserveschlüssel und führt das Verzeichnis

Finanzwesen

 

Th. Heinzmann

  • Führt die Vereinsbuchhaltung und tätigt die Jahresabschlüsse
  • Bereitet die Rechnung und den Abschluss für die Revisoren vor
  • Erstellt und kontrolliert das Budget
  • Verwaltet die Finanzen
  • Verwaltet die Depotgelder der Neupächter (separates Konto)
  • Versendet die Rechnungen über Mitgliederbeiträge, Parkplätze,Pachtzinse und Gemeinschaftsarbeiten
  • Mahnt bei ausstehenden Zahlungen (Inkasso)
  • Führt das Mitgliederverzeichnis (EDV)
  • Meldet die Mutationen bei Mitgliedern und im Vorstand dem Berner-Verband
  • Erstellt die Pachtverträge für die die Neupächter
  • Versendet die Einladungen für die HV (in Koordination mit
  • Sekretariat)

Sekretariat

 

R. Gräppi

  • Führt alle administrativen Aufgaben durch
  • Verfasst die Protokolle der Vorstandsitzungen und der Hauptversammlung
  • Verfasst Schreiben des Vereins und veranlasst/verfasst die Beiträge für Gartenfreund (Jahresliste)
  • Führt die Liste für den Einsatz der Vorstandsmitglieder im Depot
  • Sucht Sponsoren für Preise (anschreiben Firmen usw.)
  • Führt das Archiv
  • Verwaltet die Pachtverträge
  • Verwaltet die Standard-Formulare sowie allgemeines Büromaterial

Bauwesen

 

P. Kauer

  • Beurteilt die Baugesuche und bewilligt diese aus Sicht Verein
  • Führt die Kontrolle über die Baugesuche
  • Informiert und berät die Pächter bei Bauvorhaben
  • Interveniert bei Bauten ohne Genehmigung
  • Prüft und nimmt die neu erstellten Bauten ab (Abnahme)
  • Uebermittelt die Abnahmeprotokolle an die Stadtgärtnerei
  • Bespricht grundsätzliche Fragen betr. Bauwesen mit der Stadtgärtnerei

Gartenordnung

 

W. Schleusser

  • Leitet die offiziellen Gartenbegehungen
  • Prüft grundsätzlich die Einhaltung der Gartenordnung und leitet Massnahmen (Infos usw.) ein
  • Erstellt und versendet die Standard-Briefe an Pächter betr. Nichteinhalten der Gartenordnung usw.
  • Bespricht mit den säumigen Pächtern das weitere Vorgehen
  • Prüft speziell bei Neupächtern das Bewirtschaften der Parzelle und leitet Massnahmen ein (vor allem auch Beratung)
  • Beantragt beim Vorstand bei schwerem Nichteinhalten der Gartenordnung die Kündigung
  • Prüft bei Kündigungen von Pächtern die Parzelle (vor Beginn der Gartenübergabe) und erstellt das Abnahmeprotokoll (z.H. Ressort „Gartenvergabe“)

Gartenvergabe

 

W. Schleusser

  • Führt die Warteliste und verwaltet die Anmeldungen von Neuinteressenten
  • Besichtigt mit den Interessenten die Parzellen (nach Warteliste) und informiert diese kurz über Rechte und Pflichten
  • Prüft die Preisvorstellungen des bisherigen Pächters (allenfalls Beurteilung mit Ressorts „Bauchef“und „Vereinsführung“) und legt den Uebernahmepreis aus Sicht Verein fest (Haus/Platten/Stellriemen) 
  • Vereinbart mit Neupächter/bisherigem Pächter den Uebergabetermin und übergibt die Parzelle an den Neupächter
  • Erstellt bei Uebergabe das Uebergabeprotokoll und hält darauf besondere Vereinbarungen fest 
  • Definiert Massnahmen (mit Vorstand) für Vergabe von freien Gärten

PR (Public Relations)

 

R. Gräppi

  • Erstellt und verteilt die Informationen, wie Plakate usw. für das Areal
  • Aktualisiert laufend die Informationen in den Anschlagkästen
  • Legt die Preise für Lottos, Zwirbeln usw. fest und besorgt sie
  • Definiert das Kursangebot und schlägt entsprechende Kurse vor
  • Organisiert die Kurse

Betreuung Vereinslokal

 

M. Blaser

  • Sorgt für Ordnung im Vereinslokal (inkl. WC)
  • Organisiert Gesamtreinigungen (Frühlingsputz)
  • Besorgt Waschen der Handtücher usw.
  • Ergänzt fehlendes Inventar (Kleinmaterial)
  • -Organisiert und pflegt den Blumenschmuck 

Vermietungen Vereinslokal

 

M. Blaser

  • Erledigt die Reservationen 
  • Besorgt die Uebergaben (klare Information der Mieter betr. Hausordnung) und die Abnahmen bei Vermietungen
  • Kassiert den Mietbetrag ein und verrechnet mit dem Finanzchef (Liste aller Vermietungen als Rechnungsbeleg)

Betreuung Depot (Depotchef)

 

Chr. Gafner

  • Sorgt für Ordnung im und um das Depot (ohne Vereinslokal/inkl. Parkplatz, Gartenteil und Grillplatz-> ohne die durch VS-Mitglieder angepflanzte Flächen)
  • Jätet Unkraut und sorgt für allgemeine Sauberkeit
  • Erledigt oder veranlasst Reparaturen
  • Ordnet Arbeiten für Gemeinschaftsarbeit an
  • Stellt altes Material zur Entsorgung bereit (Entsorgung durch M. Blaser inkl. Leergut)
  • Hilft allenfalls mit beim Häckseln der Ware im Depot (gem. Avis M. Blaser)

Maschinen/Material (Depotchef)

Chr. Gafner

  • Hält Maschinenpark/Material und Werkzeuge in Stand (inkl. Einwinterung)
  • Sorgt dafür, dass die Häcksler einsatzbereit sind (Oel/Benzin)
  • Beantragt Neuanschaffungen/Ersatz von Material/Werkzeug und holt allenfalls Offerten ein
  • Führt kleinere Reparaturen aus
  • Stellt alte und defekte Sachen für Entsorgung bereit
  • Reinigt und versorgt Plachen (Mist/Kompost usw.) und reinigt die Depotplätze
  • Organisiert das Anstellen (Frühjahr) und Abstellen (Herbst) des Wassers im Areal
  • Kontrolliert laufend Zäune und Tore im Areal und veranlasst nötige Reparaturen

Blumentag

Wird im Moment nicht durchgeführt

  • Avisiert die Altersheime
  • Bietet die Mithelferinnen auf
  • Veranlasst die Information der Pächter betr. Blumenlieferung
  • Bietet die Vorstandsmitglieder auf für das Verteilen der Blumen

Einkauf/Verkauf Getränke

M. Blaser

  • Besorgt den Getränkeeinkauf für alle Anlässe und legt die Preise zusammen mit dem Finanzchef fest (inkl. Preislisten)

Einkauf Uebriges

M. Blaser

  • Bestellt Setzlinge, Kompost, Häcksel, Mist usw., legt die Verkaufspreise –wenn nötig in Zusammenarbeit mit Finanzchef- fest und organisiert den Verkauf

Anlässe

  • Org.Verantwortliche (wird jeweils an den VS-Sitzungen festgelegt):
  • Gartenfest:                          
  • Gnagifestival:          
  • Jassturnier:          
  • Weihnachtsfeier:     
  • Kürbiswettbewerb: